경력증명서는 재직한 회사에서 신청인의 경력을 증명하여 발급하는 문서다. 퇴직자의 경우 퇴직사유를 정년퇴직, 명예퇴직, 이직, 권고사직, 이사 등의 내용으로 기재할 수 있으며 명확히 기재하는 것이 좋다. 사용자는 근로자가 퇴직 후라도 사용기간, 업무종류, 지위와 임금 기타 필요한 사항에 관한 증명서를 청구한 때에는 사실대로 기입하여 즉시 교부하여야 할 의무가 있다.
경력증명서의 양식은 각 회사마다 다르며 대체적으로 입사일과 퇴사일 그리고 맡은 바 업무에 대해 기재되어 있다. 경력증명서는 재직하던 회사에 발급요청을 하면 해당 회사가 발부해 준다. 회사에 따라 전 직장의 맡은바 업무에 대해 크게 신경을 쓰지 않는 다면 전 직장 재직당시의 고용보험, 근로소득원천징수, 의료보험가입내용 등으로도 경력 증명을 할 수도 있다. 그러나 통상 경력증명서는 당해 근로자의 재직기간 뿐만 아니라 맡은 바, 업무에 대해서도 증명을 하는 성격이 있으므로 위와 같은 대체 제출은 이를 인정하는 회사만 허용되며 회사의 사정에 따라 조절할 필요가 있다.
전 직장은 원칙적으로 퇴사자가 요청 시 경력증명을 비롯한 제 증명서 발급에 응할 의무가 있다. 근로기준법 제39조 및 동법시행령19조(사용증명서의 청구)에는 ‘사용증명서’ 발급이라는 내용이 규정되어 있는데, 1)사용기간 2)업무종류 3)지위와 임금 기타 필요한 사상에 관한 증명서를 30일 이상 근무한 직원에 대해 퇴직 3년 이내에 요구하는 경우에는 발급하여 주도록 하고 있고 이를 어길시 신고하면 500만원 이하의 과태료를 물게 할 수 있다. 전 직장이 폐업 등으로 없어져 경력증명서 발급이 불가능할 경우에는 연금 및 고용보험 가입증빙서류로 대신할 수 있으므로, 경력증명서 제출 회사(부서)에 대체 인정 여부를 확인 후 가까운 해당관청에서 서류를 발급 받으면 된다.