1. 개관
관인(官印)은 행정기관이 외부로 문서를 발신할 때에 찍는 도장을 말한다. 전자문서용으로 전자이미지관인도 있다.관인에 관해서는, 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정(대통령령)이 이에 관한 상세한 규정을 두고 있다. 다만, 지방자치단체의 기관이 사용하는 것은 공인(公印)이라고 하며, 조례로 관련 내용을 정할 수 있도록 하였다.[1]
1.1. 법적 근거
제14조(관인날인 또는 서명) ① 제13조제1항 본문 또는 단서에 따라 행정기관의 장 또는 합의제기관의 명의로 발신하는 문서의 발신 명의에는 관인(전자이미지관인을 포함한다. 이하 이 조에서 같다)을 찍는다. 이 경우 제13조제1항 본문에 따라 행정기관의 장의 명의로 발신하는 문서의 발신 명의에는 행정기관의 장이 관인의 날인(捺印)을 갈음하여 서명(전자문자서명과 행정전자서명은 제외한다)을 할 수도 있다.
② 제13조제2항에 따라 행정기관 내의 보조기관 또는 보좌기관 상호 간에 발신하는 문서의 발신 명의에는 보조기관 또는 보좌기관이 서명을 한다.
③ 관보나 신문 등에 실리는 문서에는 관인을 찍거나 서명하지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 관인날인 또는 서명을 생략할 수 있다. <개정 2013. 3. 23., 2014. 11. 19., 2017. 7. 26.>
④ 관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하거나 알리는 문서에는 관인의 날인을 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다. 이 경우 실제 규격대로 인쇄하기 어려운 경우에는 관인의 실제 규격보다 축소하여 인쇄할 수 있다.
② 제13조제2항에 따라 행정기관 내의 보조기관 또는 보좌기관 상호 간에 발신하는 문서의 발신 명의에는 보조기관 또는 보좌기관이 서명을 한다.
③ 관보나 신문 등에 실리는 문서에는 관인을 찍거나 서명하지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 관인날인 또는 서명을 생략할 수 있다. <개정 2013. 3. 23., 2014. 11. 19., 2017. 7. 26.>
④ 관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하거나 알리는 문서에는 관인의 날인을 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다. 이 경우 실제 규격대로 인쇄하기 어려운 경우에는 관인의 실제 규격보다 축소하여 인쇄할 수 있다.
동법 제14조 1항에서 보듯 관인날인은 제2항과 제3항을 제외하고는 행정행위에서 통용되는 문서의 발신자의 명의에 수반된다. 한편 행정기관의 장은 서명으로 관인을 갈음할 수 있다. 그러나 동법 제6조에서 문서의 성립 및 효력에 관하여서는 결재권자의 서명으로 성립하고, 수신자에게 도달한 때에 효력을 가지므로 관인의 여부로 문서의 성립, 효력의 여부를 다툴 수 있는 것은 아니다.
관인에 관한 이러한 규정은 통치자와 그 기관의 국사행위에서 자신의 인장을 날인하던 오랜 관습을 실정법화한 것으로 평가할 수 있다. 관인에 관한 규정은 구 사무관리규정으로부터 계속 존재해오던 것이다. 대통령령이라는 법규 명령의 형식이긴 하지만, 적어도 관인에 관한 해당 조항만큼은 대외적으로 여타 법률관계에 변동을 가하는 것이 아니고 행정기관 내부의 사무처리 규칙을 정하였을 뿐이므로 실질로서는 행정규칙이다. 이는 행정부의 수반인 대한민국 대통령이 통일되고 일관된 근무규정을 정하기 위해 부득이 선택된 행위형식으로 평가할 수 있다.[2]
법원의 관인은 법원사무관리규칙이, 헌법재판소의 관인은 헌법재판소 사무관리 규칙이, 선거관리위원회의 관인은 선거관리위원회 사무관리규칙이 각각 규율하고 있다. 외국과의 문서 교환에 있어서는 그 내용들 역시 행정기관의 경우와 유사하다.
2. 종류
일반적인 관인은 그 용도에 따라 청인과 직인으로 구분된다.| 종류 | 사용처 | 비치 |
| 청인(廳印) | 행정기관의 명의로 발신하거나 교부하는 문서 | 합의제기관 |
| 직인(職印) | 행정기관의 장이나 보조기관의 명의로 발신하거나 교부하는 문서 | 기관장(독임제 기관)[3] |
이를테면 청인은 '공정거래위원회'의 이름으로 나가는 것이고, 직인은 '공정거래위원회위원장'의 이름으로 나가는 것이다. 부나 처, 청의 경우에는 합의제기관이 아니니 각각 '기획재정부장관', '식품의약품안전처장', '기상청장'의 직인만 가진다.
그 밖에, 특수 관인이라는 것이 있는데, 이에 관해서는 다음과 같은 부령들이 규율한다.
- 재무에 관한 업무를 담당하는 공무원의 직인 - 회계관계공무원직인규칙
- 국립의 각급 학교에서 사용하는 관인 - 국립 각급 학교 관인 규칙[4]
- 외교부와 재외공관에서 외교문서에 사용하는 관인 - 외무 관인 규칙
- 검찰기관에서 사용하는 관인 - 검찰청 관인 관리 규칙
- 군 기관에서 사용한는 관인 - 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정
3. 관인의 등록 및 폐기 등
관인의 인영(印影)은 관인대장에 등록하여야 하고, 등록하지 않은 관인은 사용할 수 없다.관인을 폐기할 때에도 그 사유 등을 관인대장에 적으며, 폐기한 관인은 공고문과 함께 영구기록물관리기관에 이관한다.
관인을 등록 또는 재등록하거나 폐기하였을 때에는 그 사실을 관보에 공고해야 한다.
4. 관인날인 또는 서명
행정기관의 장 또는 합의제기관의 명의로 발신하는 문서의 발신 명의에는 관인(전자이미지관인을 포함한다. 이하 이 조에서 같다)을 찍는다.이 경우 행정기관의 장의 명의로 발신하는 문서의 발신 명의에는 행정기관의 장이 관인의 날인(捺印)을 갈음하여 서명(전자문자서명과 행정전자서명은 제외)을 할 수도 있다.
행정기관 내의 보조기관 또는 보좌기관 상호 간에 발신하는 문서의 발신 명의에는 보조기관 또는 보좌기관이 서명을 한다.
5. 관인생략 또는 서명생략
관보나 신문 등에 실리는 문서에는 관인을 찍거나 서명하지 아니한다.경미한 내용의 문서에는 관인날인 또는 서명을 생략할 수 있고, 그 경우에는 '관인생략' 또는 '서명생략'의 표시만 하게 되는데, 구체적으로는 다음 경우가 이에 해당한다.
- 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서
- 행정기관 간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 문서
또한 관공서에서 민원인에게 발급되는 문서에도 관인 등이 생략될 수가 있는데, 어차피 문서발행번호 등으로 관리 및 진위여부 확인이 가능하므로 위변조는 불가능하다.[5]
6. 참고
[1] 이에 따라 '○○ 공인 조례'라는 이름으로 조례들이 제정되었다.[2] 총리령과 부령으로 동일한 내용을 정하였다면 그 적용대상이 국무총리 및 행정각부 산하기관에 그칠 수 밖에 없다. 구 사무처리규칙 역시 대통령령이다.[3] 다만, 보조기관이 위임받은 사무를 처리할 경우나 합의제기관의 장이 사무처리를 할 경우에는 이들도 직인을 갖는다.[4] 사립학교에 관해서도 학교법인 및 사립학교 직인규칙이 제정되어 있다.[5] 어지간한 서류들은 직인을 직접 찍거나 전자관인을 인쇄하여 발급된다. 만일 당신의 민원문서에 직인이 안 찍혔다면, 그건 발급담당자가 실수로 빼먹은 것이니 날인을 요청하자.