1. 개요
어떤 내용을 보고하기 위한 문서. 대학생 때는 레포트, 과제, 논문으로 부르기도 하지만 엄밀히는 각각의 의미에 차이를 둘 수 있다. 학술적인 내용에 대해서는 문서 하단의 서술을 볼 것.2. 직장생활
업무 현황을 보고하기 위해 작성하는 문서. 직장생활에 있어 필수요소이다. 보고서/품의서/기획서 (기획안) 이라고 부른다.이것만 전문적으로 하는 기획이라는 직무가 따로 있다.
보통 아래아 한글이나 마이크로소프트 워드로 작성한다.
직장인들의 최종보스.
- 보고서: 업무 현황이나 결과를 보고하기 위해 작성하는 문서.
- 기획서: 앞으로 일어날 수 있는 다양한 일들에 대해 무엇을 할 건지 구체적으로 계획을 수립한 문서
- 품의서: 허락받을 때
기획서를 작성하는 경우는 아래 등과 같다.
- 구매: 회사에 비품을 구매하는 경우
- 마케팅: 판촉행사를 시행하는 경우
- 인사: 교육과정을 운영, 직원을 신규채용하거나 계약기간을 연장하는 경우
보고서도 개조식 보고와 전문 보고가 따로 나뉜다. 개조식 보고는 전문 보고와 다르게 보고할 사항을 최대한 짧게 적되, 상급자에게 보고할때 현장 관계자가 설명을 덧붙여가며 보고한다.
2.1. 문서 작성하는 방법
- 보고서를 쓰기 전에 생각해야 하는 기본 원칙은 '5W3H'이다. 보통 '6하원칙'이라 할 때는 1H에 '어떻게'(How)만을 포함하지만, 직장생활에서는 정량적인 것을 중요시하므로 수량과 기간에 대해서도 정리해야 한다. 무리하게 쓰려기 보단, 보고서를 쓰기 전에 목적을 명확하게 정리해야 한다.[1] 또한 여기에는 탐구 대상, 탐구 목적, 탐구 기간, 탐구에 대한 일적 계획, 준비물, 모둠구성원의 역할 분담, 설문지 등도 준비해놓으면시각 자료나 매체 등도 적절히 활용할 수 있다. 자료 수집 방법에는 인터넷이나 사전에서 찾기, 실험, 전문가와의 면담 및 인터뷰, 문헌 찾기 등이 있다.
- 언제?(When)
- 어디서?(Where)
- 무엇을?(What)
- 누가?(Who)
- 왜?(Why)
- 어떻게? (How): 방법 (구체적)
- 얼마나? (How much): 수량
- 얼마동안? (How long): 기간
- 문서는 어떻게 하겠다는 것인지 정의가 확실해야한다.
- 이렇게 하겠습니다. (혹은 이렇게 할까요?)
- 이렇게 했습니다.
- 이렇습니다.
- 이렇게 생각하고 계획하고 있습니다.
- 이런것을 도와주시기 바랍니다. (내부로는 업무협조)
- 엉터리 글
오탈자 및 틀린 숫자는 어느 회사에서라도 환영받지 못한다.
- 가능하면 가독성이 높게4월 29일 나무위키에 반달했음.관리자가 차단했습니다.향후 추가적인 아이디를 생성해 반달할 계획이다.아르바이트생 고용을 위한 비용 지급 바랍니다.
위와 같은 식으로 문장마다 꼬리가 다르면 영 보기 좋지않다. 쓸데없이 긴 만연체 문장 역시 문제가 되며 핵심만 간추려서 최대한 짧은 간결체로 적어야 한다. 드라마 미생에서 장백기가 연습하던 방법으로 문장 줄이기 같은 경우가 있겠다. 독자 역시 고려해야 한다. 독자가 외부인이거나 자신 분야에 대해 모르는 고위직일 경우 전문용어를 함부로 쓰는 것은 금물이다[2].
- 회사에 따라 미리 준비할 것
'지금까지 글쓰기를 많이 해 왔으니 쉽게 쓸 수 있다'고 생각하지 말 것. 기획서에는 정해진 양식이 있으나, 아무도 가르쳐 주지 않는다. 왜냐하면 회사에 따라 규칙이 모두 다른데 그 규칙이 문서나 매뉴얼로 정리되어 있는 것이 아니라 회사마다 암묵적으로 정해져 있기 때문에 회사에 들어온 신입사원은 그 규칙을 자기 스스로 생각해내서 알아내기 대단히 어렵다. A대기업에서 기획서 양식을 철저히 배운 후 B대기업으로 이직해서 비슷한 양식의 기획서를 제출하면 좋아할까? 기획서의 기본도 안 되어 있다고 갈굼을 당할 것이다. 자신이 입사한 기업의 전임자가 작성한 문서를 보고 양식을 파악하며, 작성하는 중에도 참조하면서 다른 점을 찾아보는 것이 좋을 것이다. 과거 역사를 파악하지 않고 그냥 자기만족에 빠져서 제멋대로 쓰면 절대 좋은 소리를 듣지 못 한다. 문서 작성시 제일 곤혹스러운 것이 "적당하고 그럴 듯한 단어가 떠오르지 않는것"인데, buzzword 단어집을 만들어서 참고하는 것이 좋다.
3. 학술문헌의 한 종류
어떤 특정 주제에 대하여 정부나 기업, 기타 기관 등에서 연구소에 연구를 의뢰하여 마감시간을 정하고, 기한이 되면 연구결과에 대해 상세히 정리한 후 서면의 형태로 납품하는 글.대학교 레포트나 과제 따위와는 댈 수도 없을 만큼 전문적이다. 애초에 이런 문헌들은 독자가 극도로 명확하기 때문에[3] 그 분야 전문용어들이 마구 튀어나오고, 전후맥락이 생략되기 일쑤이며 어떤 부분은 당연히 알 것으로 전제하고 생략하고 넘기는 경우도 있다. 물론 보고서 후반부에 전문용어 사전(glossary) 같은 것을 두어서 이해를 돕기도 하지만, 문외한인 분야의 보고서를 읽는 것은 상당히 고역스러운 일인 경우가 많다.
그러나 상대방이 일반적으로 과학 용어나 통계적 방법에 문외한인 경우가 많으므로, 이 부분만큼은 많은 페이지를 할애하여 그것이 어떠한 의미를 가지며 어떻게 적용될 수 있는지를 상세하게 밝힌다. 오히려 이런 부분은 간명하게 넘기는 논문과는 사뭇 대조적. 예컨대 다항 로지스틱 회귀분석(multinomial logistic regression)이나 배리맥스, 주축분해, 다중공선성, 뭐 이런 개념들이 쏟아져 나오면 논문은 대개 그냥 지나가는 투로 부연설명 한번 하고 넘겨도 되지만 보고서는 당장 자기네 고객에게 이 개념들을 이해시켜야 한다는 중요한 도전에 직면하게 되는 것.
대개의 경우 보고서는 연구소 측에서 고객을 모시고 중간발표를 하게 되는 경우가 많은데 이때를 위한 미완성의 보고서도 따로 만든다. 이렇게 만들어지는 보고서를 중간 보고서[4]라고 부른다. 별도로 검색이나 열람이 가능한 중간 보고서들도 있다.
논문의 구성이 IMRaD Format을 따르는 반면, 보고서의 경우는 대개 서문(foreword) - 감사의 글 - 총괄개요(executive summary) - 인트로(배경, 목적, 개관) - 방법 - 결과 - 제안 및 활용가능성 - 참고문헌 - 부록(appendix) 양식을 따른다. 여기서 총괄개요는 논문의 초록에 해당한다고 보면 되는데, 일반적으로 초록이 수능 외국어영역 지문 한 덩어리 정도의 분량인 반면 보고서의 총괄개요는 A4용지 1~2장 정도의 길이를 갖는다. 또한 총괄개요에도 구성이 있어서 요구사항(requirement) - 절차(procedure) - 연구결과(findings) - 활용가능성(utilization) 양식을 따른다. 시리즈로 진행되는 대규모 프로젝트의 경우 총괄개요를 일부 복붙하는 경우도 있는 모양. 이것 외에 별도로 그 앞장에다 보고서 문서화 페이지(report documentation page)라는 것을 두어서 거기에 논문의 그것과 동일한 초록을 게재하도록 만들기도 한다.
어쨌거나 논문과 달리 보고서는 결국 고객들이 전문적인 연구를 통해 얻어진 결과를 가지고 뭘 할 수 있을까에서 그 가치가 대개 큰 영향을 받기 때문에, 많은 학술 보고서는 제안 내지 활용가능성 단락에 상당한 힘을 주어서 작성되곤 한다. 물론 이 보고서에서 놓친 부분이 있는지의 여부를 따져보는 것도 빠져서는 안 된다. 보통은 다양한 부분들을 종합적으로 고려한 후에 최후반부에다 개조식 간결체 형태로 "차후 ○○를 고려하라", "○○를 새로 포함하라", "기존의 ○○을 업데이트하라", "○○학에 관련된 최신의 연구결과를 반영하라" 같은 식으로 정리하게 되는 듯.
대중적으로는 미군 관련 음모론이나 UFO 관련 떡밥들에서 종종 나오곤 하는데, 흑백의 저질 복사본 이곳저곳에 시커멓게 먹칠이 칠해지거나, 일부 페이지가 뜯겨져 있거나, 큼지막한 [ CENSORED ] 도장이 찍혀 있거나(…)[5] 하는 경우가 많다. 인터넷 창작물인 SCP 재단의 여러 문서들도 "특수 격리 절차 - 설명 - 부록" 양식을 따르는 (설정상의) 재단 내부 문건이며, 다양한 음모론적 설정들이 차용되는 것을 보면[6] 본질적으로 보고서의 한 종류라고 볼 수 있을 듯하다.
3.1. 관련 문서
[1] 주제와 목적 정하기 -> 보고서 구성에서(처음, 중간, 끝 별로) 계획하기 -> 자료 수집 및 활용 -> 자료 정리(탐구 결과 분석) -> 보고서 작성하기 순서로 진행하고, 이후 글쓰기의 과정 중 고쳐쓰기를 하는데, 쓰기 윤리에 맞춰서 준수하여 내용을 구상하면 된다. 보고서의 형식, 표현, 내용 등에 따라 평가하여 고쳐쓰기를 한다.[2] 의료직의 경우, 존댓말을 빼고 간결하게 적는 원칙도 있으니 업종 따라 유의할것. 즉, 'A환자분께서 B증상을 호소하셔서 홍길동 의사께서 xx 치료를 시행하셨다'가 아니라 'Dr. 홍길동이 A환자의 B증상에 xx 치료를 수행함' 식이다[3] 당장 자기네들이랑 계약을 맺은 상대방만 읽어서 이해할 수 있으면 된다.[4] 내부 보고서(interim report)라고도 함.[5] 물론 인터넷에서 열람 가능한 군사 보고서들은 전부 "unclassified - unlimited" 로 보안 등급이 분류되어 있다.[6] 데이터 말소(Data Expunged)나 편집됨(Redacted) 같은 검열 기술을 보면 대놓고 기밀문건 분위기를 냈음을 알 수 있다.